چگونه ایمیل های موثر بنویسیم (درس اول )

ارسال و دریافت ایمیل در عین حال که کاری ساده محسوب می شود دارای قواعد و اصول زیادی است. از آداب و رسوم گرفته تا نکات مختلف فنی و موارد امنیتی. این دوره ی آموزشی طراحی شده تا به زبان ساده شما را با این قواعد آشنا کند

با اصول نوشتن ایمیل موثر شروع می کنیم! چه کنیم تا ایمیل های مان حتما خوانده شده و به آنها عمل گردد؟ آیا دیگران به ایمیل های ارسالی شما به همان شکلی که می خواهید اهمیت می دهند و آنها را به سرعت پاسخ می دهند؟ یا اینکه آنها را فراموش می کنند و اطلاعات مهمی را که ارسال کرده اید از دست می دهند؟ و مهمتر اینکه آیا اطمینان دارید که در متن ایمیل های تان حداکثر تاثیر ممکن را بر مخاطب گذاشته و انگیزه لازم را در وی ایجاد کرده اید؟

هنگامی که ایمیل تان را می نویسید، تنها با رعایت چند اصل ساده و کاربردی، می توانید تاثیر مثبتی بر گیرنده بگذارید و آنها را به ارسال پاسخ مورد نظرتان در مدت زمان کوتاهی ترغیب نمایید. در این درس به معرفی برخی از این اصول مهم در نوشتن ایمیل می پردازیم و سعی می کنیم آنها را با مثال های ایمیل خوب و ایمیل بد، کاملا برای تان روشن کنیم.

– موضوع (سابجکت- Subject) ایمیل یک سرتیتر خبری است

تیتر یک روزنامه دو کار مهم را انجام می دهد: توجه شما را جلب می کند و به شما می گوید که مقاله ی اصلی اش درباره ی چه موضوعی است. آنگاه شما تصمیم می گیرید که آن روزنامه را خریداری کرده و مطالعه کنید، یا اینکه به سادگی از کنار آن بگذرید. سابجکت ایمیل هم باید دقیقا همین کار را انجام دهد. با انتخاب مناسب تعداد کمی کلمه، گیرنده در یک نگاه خواهد فهمید که این ایمیل درباره چه موضوعی است و چه هدفی دارد.

اگر ایمیل تان یکی از ایمیل های عمومی عادی است که مرتبا ارسال می شوند (مانند گزارش کار هفتگی)، بهتر است که تاریخ را در سابجکت ذکر کنید. برای ایمیل هایی هم که نیاز به پاسخ دارند، بهتر است این مورد در سابجکت درج شود. مثلا: «لطفا تا ۱۵ خرداد پاسخ دهید». 

به خاطر داشته باشید که همه تلاش می کنند تعداد ایمیل های اسپم دریافتی شان را کاهش دهند.  اگر شما از سابجکت تان به خوبی استفاده کنید، شانس اینکه ایمیل تان خوانده شود را افزایش می دهید، و جلوی این موضوع که با اسپم اشتباه گرفته شده و حتی بدون یک نگاه سرسری پاک شود را می گیرید.

مطمئنا همانطور که انتشار یک روزنامه بدون تیتر یک کار احمقانه است، خالی گذاشتن سابجکت ایمیل از آن هم بدتر است. زیرا ایمیل های با سابجکت خالی معمولا به پوشه ی اسپم منتقل می شوند.

یک ایمیل بد:

سابجکت: ملاقات

متن نامه:

سلام محمد

می خواستم جلسه ای را که برای هفته آینده با هم تنظیم کرده ایم، یادآوری کنم. لطفا اگر سوالی در این مورد داری با من در میان بگذار

با احترام

حامد

این ایمیل به دلایل متعددی اصلا ارتباط خوبی با گیرنده برقرار نمی کند. اول از همه سابجکت آن: «ملاقات». 

خب مشکل کجاست؟ این سابجکت هیچ گونه اطلاعاتی درباره متن پیام، به گیرنده نمی دهد. اگر تقویم شما پر از این قرار ملاقات ها باشد، ممکن است سر درگم شوید که حامد درباره کدام یک صحبت می کند. بدتر از آن نه تنها در سابجکت که در متن ایمیل هم صحبتی از زمان و مکان ملاقات به میان نیامده است. به دلیل عدم وجود اطلاعات مناسب در سابجکت این ایمیل کاملا شبیه یک اسپم است و احتمال آن زیاد است که بدون خوانده شدن پاک شده و یا حتی به عنوان یک اسپم گزارش شود.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: یادآوری قرار ملاقات ساعت ۱۰ صبح –  تاریخ ۱۵ فروردین – درباره مراحل دریافت ویزا

متن نامه:

سلام محمد

می خواستم جلسه ای را که برای روز سه شنبه ۱۵ فروردین ساعت ۱۰ صبح  تنظیم کرده بودیم یادآوری کنم. این ملاقات در اتاق کنفرانس شرکت ساسان درباره مراحل دریافت ویزا برگزار خواهد شد.

با من راحت باش و اگر سوالی در این مورد داشتی حتما با من تماس بگیر.

با احترام

حامد

خب، می بینید که این سابجکت و ایمیل چقدر مشخص، روشن و گویا است.  مهمترین نکته در مورد این سابجکت، این است که گیرنده نامه حتی بدون باز کردن ایمیل، تقریبا تمامی اطلاعات لازم را به دست می آورد. ماهیت و طبیعت یک سر تیتر خبری خوب این است که همواره اطلاعات کاربردی را به راحتی در اختیار گیرنده بگذارد. هر گاه که گیرنده این ایمیل نگاهی سرسری به اینباکس اش بیاندازند، قرار ملاقات شما را به یاد می آورد.

– در هر ایمیل فقط بر روی یک موضوع تمرکز کنید

یکی از بزرگترین مزیت ها و پیشرفت های ایمیل نسبت به نامه های پستی این است که بر خلاف سیستم پستی، ارسال یک ایمیل یا چندین ایمیل، از نظر هزینه تفاوتی ندارد! خب، پس اگر می خواهید درباره مجموعه ای از موضوعات مختلف به شخصی ایمیل بزنید، لطفا در هر ایمیل فقط به یک موضوع مجزا بپردازید و کارهای تان را در چند ایمیل به وی اطلاع دهید. 

با این کار طرف حساب شما می تواند به هر سوال و موضوع به صورت جداگانه و در وقت مناسب پاسخ لازم را بدهد. یک موضوع مشخص ممکن است فقط به یک جواب کوتاه نیاز داشته باشد، که گیرنده ایمیل همان لحظه آن را پاسخ خواهد داد. بقیه موضوعات هم ممکن است به مطالعه، تحقیق و صرف وقت بیشتری نیاز داشته باشند، که در جای خود پاسخ داده می شوند. با ارسال ایمیل های جداگانه، شما جواب های روشن تری را دریافت خواهید کرد. همچنین به گیرنده کمک می کنید که اینباکس اش را بهتر مدیریت کند و نظم بدهد. 

اگر هم ترجیح می دهید چندین موضوع مختلف را در یک ایمیل قرار دهید (مثلا بخاطر اینکه همه آنها مربوط به یک پروژه اند)، توجه داشته باشید که هر موضوع در یک پاراگراف جداگانه و شماره گذاری شده نوشته شود. این کار هر موضوع را جدا و دارای شخصیت مستقل می نماید و به طور معنی داری این احتمال را افزایش می دهد که هر موضوع با اشاره به شماره و دقیق تر جواب داده شود. 

هر ایمیل به صورت جداگانه باید مختصر، موجز و مشخص باشد. جزئیات و هدف از نگارش آن در همان پاراگراف اول به خوبی گنجانده شود. جملات باید کوتاه و هدفمند و مرتبط با موضوع باشند. متن ایمیل باید حاوی تمامی اطلاعات ضروری و مناسب با موضوع باشد. تمام متن باید سر راست و آگاهی بخش باشد.

یک ایمیل بد:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش 

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنی. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

همچنین من با گروه خبری شرکت هم قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت ۱۱ صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

میلاد سابجکت نسبتا مناسبی انتخاب کرده و در خصوص تغییرات مورد نیاز در گزارش به صورت کاملا روشن و قابل درکی سخن گفته است.  پس اشتباه او در این ایمیل چه بوده است؟

خب، پاراگراف دوم درباره قرار ملاقات، بسیار مهم است. اما میلاد آن را با تقاضا در خصوص نسخه جدید گزارش یکجا روی هم تلنبار کرده است.  پس اگر مریم این قرار ملاقات را در تقویم اش یادداشت نکرده باشد، باید با دیدن عنوان «نسخه جدید گزارش فروش» آن را به یاد بیاورد! به نظر شما این امکان منطقی است؟

ترکیب کردن دو موضوع بسیار مهم در یک ایمیل، شانس اینکه یکی از آن دو فراموش شود را بسیار زیاد می کند. بگذارید ببینیم میلاد چگونه باید این کار را به شکل بهتری انجام دهد.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش (نسخه ۳ / فروردین ماه ۱۳۹۰)

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنید. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

از تلاش خوبت برای این کار متشکرم

میلاد

و ایمیل دوم:
سابجکت: جمعه ۱۲ آبان، ساعت ۱۱صبح، ملاقات با گروه خبری

متن نامه:

سلام مریم

 من با گروه خبری شرکت قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه، جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت ۱۱ صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

با جدا کردن دو موضوع مهم در دو ایمیل جداگانه، مریم به راحتی در اینباکس اش به آنچه لازم است انجام دهد و به خاطر بیاورد دسترسی دارد. همچنین با این کار مریم خیلی راحت تر می تواند ایمیل اش را مدیریت کند. بعد از دریافت و یا انجام کارهای مربوط به نسخه جدید گزارش، آن را پاک می کند. اما ایمیل یاداوری جلسه را تا وقت برگزاری آن در اینباکس اش نگه می دارد.

– پاسخی را که می خواهید دریافت کنید، مشخص نمایید

هر عملی را که از گیرنده انتظار دارید در متن ایمیل تان مشخص کنید. اینکه وی لازم است یک تماس تلفنی داشته باشد. یا اینکه باید پیگیر برگزاری یک جلسه باشد.  ضمنا مطمئن شوید که ایمیل تان حاوی اطلاعات لازم و کافی برای تماس با شما (از قبیل نام و نام خانوادگی، سمت شغلی، شماره های تلفن و …) است.  حتی اگر یک پیام داخلی برای اعضای شرکت یا دوستان تان هم ارسال می کنید، این جزئیات را فراموش نکنید. به خاطر داشته باشید که هر چه پاسخگویی را برای دیگران ساده تر کنید، آنها علاقه بیشتری به انجام این کار خواهند داشت.

یک ایمیل بد:

از: reliablelandscapes@gmail.com

سابجکت: پروپوزال

میترا،

آیا پروپوزال هفته گذشته من به دستت رسید؟ من پاسخی از تو دریافت نکردم و می خواهم در این مورد مطمئن شوم. 

لطفا در صورت امکان به من زنگ بزن تا با هم در این باره صحبت کنیم.

متشکرم

علی

چندین بخش اطلاعاتی اصلی در این ایمیل مفقود شده اند. 

اول اینکه اطلاعات لازم درباره پروپوزال فراموش شده اند. اگر میترا تعداد زیادی پروپوزال دریافت کرده باشد چه؟ نویسنده درباره کدامیک صحبت می کند؟ ضمنا، این پروپوزال را با ایمیل، پست یا پیک موتوری فرستاده است؟

همچنین علی هیچ اطلاعاتی در خصوص اینکه چگونه میترا می تواند با وی تماس بگیرد، در اختیار وی نگذاشته است. شماره تلفن علی کجاست؟ قرار است با محل کار وی تماس گرفته شود یا با شماره ی شخصی اش؟ میترا اول باید دنبال این اطلاعات بگردد تا بتواند پاسخگو باشد.

و وخیم تر از همه اینکه علی نام کامل و سمت کاری اش را در پایان نامه ذکر نکرده است. و تازه نام وی بخشی از ایمیل اش هم نیست تا اعتماد بیشتری جلب کند.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: بررسی پروپوزال «تفریح گاه شمالی»

متن نامه: 

میترای عزیز

می خواستم ببینم شما پروپوزال «تفریح گاه شمالی» را که من هفته گذشته با ایمیل برای تان فرستادم، دریافت کرده اید؟ من پاسخی از شما نداشتم و می خواهم در خصوص رسیدن آن به شما مطمئن شوم.

آیا می توانید تا روز پنجشنبه با من تماس بگیرید، تا در این مورد بیشتر صحبت کنیم؟ این زمانی است که  مهلت پیشنهادات تخفیفی ما به پایان می رسند و من می خواهم مطمئن شوم که شما آن را از دست نمی دهید.

سریعترین راه تماس با من استفاده از شماره تلفن همراهم است.

با تشکر

حسن رئیسی

کلینیک تخصصی کامپیوتر

۰۱۲۳۴۵۶۷ (دفتر)

09393993390(موبایل)

حالا علی تمامی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار میترا قرار داده است. میترا می داند که پروپوزال علی هفته گذشته با ایمیل ارسال شده و او ترجیح می دهد با موبایل با وی تماس گرفته شود.  و از این مهمتر که علی مشخصات اش را در آخر نامه نوشته است و میترا می داند که او چه کسی است و با چه کسی و چگونه باید تماس بگیرد.

– از EOM در سابجکت نامه استفاده کنید

هنگامی که می خواهید یک پیام خیلی کوتاه را ارسال کنید، می توانید از تکنیک EOM یا «پایان پیام» (End Of Message) استفاده کنید.

برای این کار کافی است که تمامی اطلاعات لازم را در سابجکت قرار دهید و آنگاه در پایان آن عبارت EOM را بنویسید.

این کار به گیرنده نشان می دهد که تمامی پیام در سابجکت است و نیازی به باز کردن ایمیل ندارد. 

همچنین جیمیل باهوش است و با این کار هنگام ارسال پیام به شما اخطار خالی بودن متن ایمیل (Body) را نمی دهد. در واقع سابجکت، تمام همان پیامی است که باید ارسال شود. در صورتی که برای گیرندگان ایمیل های تان این عبارت نامفهوم باشد، می توانید طی یک ایمیل آن را به آنها توضیح دهید. یا اینکه طی یک ایمیل، عبارتی قرار دادی را برای این کار به آنها معرفی کنید.

مثال:

سابجکت: قرار ملاقات ۱۲ خرداد، ساعت ۱۰ صبح، سالن کنفرانس شرکت ساسان، درباره دریافت ویزا EOM

– یک مکاتبه کننده و طرف حساب خوب باشید

برنامه ریزی کنید که به طور منظم به ایمیل تان سر بزنید و در زمان مقتضی و به موقع ایمیل های دریافتی را پاسخ بدهید. این یک کار ساده و نشان دهنده ادب است و همچنین دیگران را هم تشویق می کند تا در زمان مناسب به ایمیل های شما پاسخ دهند. اگر پاسخ یک ایمیل نیاز به مجموعه ای از اطلاعات دارد که باید سر هم شوند و شما هم اکنون همه آنها را در اختیار ندارید تا سریعا پاسخ را ارسال کنید، در جواب بگویید که ایمیل را دریافت کرده اید و زمان پاسخگویی تان را هم مشخص نمایید. 

اینکه بازه زمانی کنترل ایمیل شما چگونه است، به ماهیت کارتان بستگی دارد. اما همانطور که تاکید کردیم، سعی کنید خواندن ایمیل ها، در کاری که در حال انجام آن هستید، وقفه نیاندازد. هرگاه برای بیشتر از یک روز به ایمیل تان دسترسی ندارید، قابلیت پاسخگویی خودکار آن را با ذکر زمان برگشت فعال نمایید. در صورت امکان، دلیل عدم پاسخ گویی تان را هم ذکر کنید.

– ایمیل های داخلی

ایمیل های داخلی هم همانند دیگر ایمیل ها هستند، فقط نباید زیاد رسمی باشند. اما به خاطر داشته باشید که این ایمیل ها ممکن است پرینت شده و توسط افرادی به غیر از گیرنده هم در محیط کاری تان خوانده شوند. همیشه املا و نگارش تان را کنترل کنید و واژه های عامیانه به کار نبرید. فراموش نکنید که ایمیل یک سند مکتوب است که ممکن است بعدا به دست افراد دیگری هم بیافتد. بنابراین قبل از ارسال هر نامه دوباره به محتوای آن فکر کنید. در درس بعدی نکات دیگری هم در این مورد وجود دارد که به آنها می پردازیم. تا آن موقع می توانید موارد مهم این درس را یک بار دیگر مرور کنید.